FAQ

Avec ce nouveau règlement (une directive européenne transposée en droit belge), l’Union européenne a voulu offrir une meilleure protection aux personnes qui signalent des violations du droit de l’UE (les « lanceurs d’alerte »). L’Union européenne souhaitait leur garantir un niveau minimum de protection.

Diverses études révèlent que la protection des lanceurs d’alerte (en plus de son aspect éthique) présente une valeur ajoutée purement économique. Les entreprises qui disposent d’une politique de signalement sont en mesure d’identifier plus rapidement les fraudes ou les irrégularités internes. Elles instaurent, en outre, une culture de la transparence et de la communication qui bénéficie à la productivité générale. L’importance d’une telle culture est d’ailleurs une préoccupation croissante lors du recrutement de nouveaux collaborateurs. Un point crucial à l’heure de la « guerre des talents ».

Ces règles s’appliquent à toutes les entités publiques. Pour les entreprises du secteur privé, elles s’appliquent à partir de 50 travailleurs. Tous les États membres de l’UE étaient tenus de transposer la directive initiale en droit national pour le 17 décembre 2021. La directive prévoyait un report jusqu’au 17 décembre 2023 pour les petites entreprises privées (moins de 250 travailleurs).

La loi belge qui transpose la directive européenne vient d’être votée et entrera effectivement en vigueur début 2023. Il sera fait usage de la possibilité de report pour les petites entreprises privées. Elles devront donc opérationnaliser la réglementation avant fin 2023.

Rien n’empêche toutefois les entreprises de prendre les devants dès aujourd’hui. La protection des lanceurs d’alerte présente, en effet, d’autres avantages que la simple conformité légale (compliance).

Toute personne qui a connaissance de violations ou d’irrégularités dans un contexte professionnel peut les signaler. Il ne s’agit donc pas seulement des personnes liées à une entreprise en qualité de travailleur. Les collaborateurs indépendants, les actionnaires, les cadres, les bénévoles et les stagiaires peuvent également signaler un fait. Les entrepreneurs, les sous-traitants et les fournisseurs doivent aussi en avoir la possibilité. Il importe qu’au moment du signalement, les auteurs aient des motifs raisonnables de croire que les informations signalées sont exactes et fondées.

La directive implique au moins une protection pour les signalements relatifs aux domaines suivants : marchés publics, services, produits et marchés financiers, prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, sécurité et conformité des produits, sécurité des transports, protection de l’environnement, radioprotection et sûreté nucléaire, sécurité des aliments destinés à l’alimentation humaine et animale, santé animale, bien-être animal, santé publique, protection des consommateurs, protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et systèmes d’information. Une procédure de signalement peut aussi être entamée lorsque les intérêts financiers de l’UE sont en jeu ou qu’il existe un risque de perturbation du marché unique européen.

Le législateur belge a ajouté la fraude sociale et fiscale à cette liste. Par ailleurs, plusieurs entreprises choisissent délibérément d’étendre la possibilité de signalement, notamment aux violations de leur code éthique ou de leur code de conduite. Une telle extension facilite le recours au signalement et en améliore le fonctionnement.

La directive prévoit trois canaux de signalement.

• Canal interne : Par ce canal, le signalement parvient à une personne spécialement désignée au sein de l’entreprise (le « Whistleblower Officer », soit le gestionnaire de signalement). Cette personne doit être impartiale et avoir un contact direct avec les cadres supérieurs de l’entreprise. Exemples : le responsable de la conformité, le directeur des ressources humaines, un juriste ou un collaborateur chargé de la protection de la vie privée, un directeur financier, un responsable des audits ou un membre du conseil d’administration. Le Whistleblower Officer veille à ce que l’identité du dénonciateur reste confidentielle à tout moment. Il n’est d’ailleurs pas obligatoire de pourvoir ce poste en interne. Le Whistleblower Officer peut également être un prestataire de services externe. Enfin, il n’est pas obligatoire que d’autres partenaires professionnels (indépendants, actionnaires, entrepreneurs, etc.) que les travailleurs aient aussi accès à ce canal interne, bien que ce soit recommandé. Une entreprise tient, en effet, à être au courant de tout problème. La plateforme de signalement que nous fournissons offre ce type de canal interne.
• Canal externe :  Il s’agit d’un canal de signalement contrôlé par le gouvernement.
• Divulgation publique : On entend par là le contact avec les médias traditionnels (qui relaient ensuite l’information) ou les forums publics tels que WikiLeaks.

La réglementation part du principe que le signalement interne est privilégié et que le canal externe ou la divulgation publique ne sont des alternatives qu’en cas de besoin. La divulgation publique est spécifiquement assortie de conditions supplémentaires. Un signalement doit ainsi d’abord avoir été effectué via un canal interne ou externe (mais être resté sans suite) ou doit se justifier par des circonstances très spécifiques (par exemple, un danger pour l’intérêt public ou un risque que des personnes du canal externe soient impliquées dans la violation).

Le lanceur d’alerte doit veiller à ne pas communiquer plus d’informations que nécessaire pour mettre la violation ou l’irrégularité en lumière. Une fois le signalement effectué, l’auteur doit recevoir un accusé de réception (dans les 7 jours) et un délai de suivi du signalement (3 mois) prend cours.

La directive laisse ce choix aux États membres, et il est probable que le législateur belge choisira de faire une distinction entre les entreprises de moins de 250 travailleurs et celles de 250 travailleurs ou plus. Seules ces dernières seront tenues de donner suite aux signalements anonymes. Ce qui ne veut pas dire que les entreprises de moins de 250 travailleurs n’y seront pas autorisées. Ce sera même recommandé. Dans la pratique, l’anonymat est en effet souvent un levier donnant au moins lieu à un entretien avec le lanceur d’alerte.

La plateforme de signalement que nous fournissons garantit l’anonymat du lanceur d’alerte, l’encryptage des données et l’absence de cookies ou autres trackers. 

La réglementation protège les lanceurs d’alerte contre toute forme de représailles, soit, en substance, tout traitement négatif à l’égard de l’auteur du signalement. Les entreprises conservent néanmoins le droit d’évaluer leurs travailleurs. Si le travailleur en question est un lanceur d’alerte, il appartiendra aux entreprises de démontrer que toute mesure (en cas de mauvaise évaluation) n’est pas étroitement liée au signalement effectué.

Un bon processus de mise en œuvre exploite les possibilités techniques disponibles pour permettre le signalement (anonyme) sans s’y fier exclusivement. Elle tient compte du cadre juridique (notamment le droit à la vie privée, le droit social et le droit pénal), sans oublier de créer un consensus social au sein d’une organisation. C’est le seul moyen de réussir la mise en œuvre d’un système de signalement.

Paradoxalement, une mise en œuvre fructueuse rendra un système de dénonciation en partie inutile dans la pratique. Si une organisation prône, en effet, la transparence, l’éthique et la communication, les travailleurs auront tendance à s’interpeller directement en cas de comportement déviant, sans qu’il soit nécessaire de recourir à des procédures formelles.